Verantwoordelijke Sales Support: Logistiek en Administratie

Supervisor Logistics & Sales Support  ETT Distribution

“Managing the realization and administration of all purchase- & salesorders including cashflowplanning & payments and organizing all transports in & out.”

Hoe ziet jouw dag eruit?
Goedemorgen! Je komt binnen op je afdeling in onze open kantoren en je collega vraagt of je alvast een kop koffie (of thee) wilt. Erg fijn, want zo krijg jij de tijd om je computer op te starten en je collega van een andere afdeling bij te praten over gisteren. Je hebt namelijk van je collega gehoord dat er vandaag een deal gaat vallen! Nu is het aan jou om ervoor te zorgen dat deze deal bij ETT Distribution rond kan komen. Kan er transport worden verkregen en tegen welke prijs? Kan het worden opgenomen in de cashflowplanning? Worden alle procedures nagekomen? Je begint je dag verder door in te loggen op de bank en de cashflow aan te passen. Je controleert wat er gisteren is binnengekomen van leveranciers en wat naar klanten is verzonden, en stuurt indien nodig bij. Je werkt je eigen inbox en de gezamenlijke inbox bij, beantwoordt inkomende telefoontjes en belt nog een klant terug die een vraag had over een zending. Je collega's stellen tussendoor vragen over de haalbaarheid van mogelijke nieuwe deals.

Het is inmiddels tijd voor pauze en je hebt vandaag geen zin om naar buiten te gaan. Met een aantal collega's ga je daarom samen naar de eetruimte om bij te praten en te genieten van het lekkere eten dat wordt aangeboden. Je geniet van het uitzicht op de velden en zet je gedachten even opzij. Als het weer aangenaam is, wordt er buiten op het terras bij de petanquebaan gegeten. Na de pauze heb je een meeting met de verkopers over een aantal actiepunten om ons nog beter te organiseren. Na deze meeting is het tijd om je administratie bij te werken, klantenbundels, verkoop- en inkoopbundels, enkele boekingen, betalingen en enkele transporten te regelen. Ondertussen komen de orders binnen. Met een kritisch oog controleer je of de procedures worden gevolgd en stuur je uiteindelijk de bevestiging naar de leverancier en de klanten. Het geeft je een kick dat je de volledige flow van A tot Z onder controle hebt. Je ziet de orders werkelijkheid worden. Je informeert het magazijn over wat er mag en moet worden verzonden. Je rondt je laatste taken af en met een voldaan gevoel ga je naar huis. Onderweg geven je collega's van de verkoop/inkoop nog een dikke duim!

ETT Distribution – passen wij bij jou?

Consumentenelektronica is waarschijnlijk een van de meest dynamische markten. Wij zijn een internationale ICT-distributeur met ons hoofdkantoor in Gent/Drongen. Vaak ontstaan er tekorten door hypes in de markt, plotselinge grote vraag die zorgt voor wereldwijde voorraadbewegingen. ETT Distribution, www.ett.be, met ons hoofdkantoor in Gent/Drongen, is specialist in het wereldwijd lokaliseren van voorraden en deze aan te bieden. Wij verhandelen consumentenelektronica zoals PC-componenten, HDD's, CPU's, multimediasproducten, smartphones, headsets, en zelfs soms commodityproducten zoals zonnebloemolie, vanuit iedere hoek van de wereld. Ons team van ongeveer 14 mensen is sterk in het snel en nauwkeurig verwerken van opportuniteiten.  Wij doen een omzet van bijna 100 miljoen.  We zijn een familiebedrijf waarbij we aandacht hebben voor onze collega's. We werken hard om onze resultaten te behalen, maar we vieren onze successen ook net zo hard. Er heerst een informele en dynamische sfeer binnen ons bedrijf. We houden van persoonlijk en gemakkelijk, daarom hebben we collega's die al meer dan dertig jaar bij ons werken. Er is voldoende ruimte bij ons om aan je persoonlijke ontwikkeling te werken. Een goede balans tussen werk en privé is voor ons belangrijk.

Voor de afdeling Business Operations zijn wij op zoek naar de "Supervisor Logistics & Sales Support". Deze beheert de realisatie en administratie van alle inkoop- en verkooporders, inclusief de cashflowplanning, betalingen en organiseert het transport in en out.

Een greep uit je takenpakket:

Je wordt het aanspreekpunt binnen business Adminstrations en zorgt finaal voor de klantentevredenheid. Samen met twee andere collega’s kun je terugvallen op bewezen procedures die al meer dan 25 jaar oud zijn.

• Je beheert de realisatie en administratie van alle inkoop- en verkooporders, inclusief de cashflowplanning en betalingen.
• Je organiseert het transport in en out
• Je bewaakt de procedures
• Je beheert de verzekeringsdossiers
• Je beantwoordt vragen van klanten, leveranciers, transporteurs, etc. via e-mail of telefoon.
• Je werkt intensief samen met accountmanagers, productmanagers en het management.
• Het is een cliché, maar je bent echt de spin in het web. Je bent de schakel tussen leveranciers, klanten en interne collega’s.

Wil je sfeerfoto's zien? Kijk dan naar onze Google maps pagina.

Wat neem je mee?

Zodra je las wie we zijn bij ETT Distribution en wat onze cultuur is, werd je eigenlijk al blij. Je eigen karakter sluit hier namelijk op aan. Je bent toegankelijk, nuchter, werkt hard, maar viert ook graag je successen met je collega’s. Communicatief ben je sterk en je schakelt moeiteloos tussen verschillende onderwerpen. We vinden het fijn als je een hogeronderwijsdiploma hebt in de richting van economie, administratie, transport, (toerisme), maar bij een perfecte klik vinden we dat niet het belangrijkste. Je spreekt vloeiend Nederlands, Engels en Frans. Je hebt enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie binnen een B2B-omgeving. Als je geen ervaring hebt, overtuig ons dan van je geschiktheid.

Je bent energiek en gedreven en hebt een positieve mentaliteit, waarbij je de kwaliteit niet uit het oog verliest. Je hebt een sterke focus en schakelt moeiteloos bij drukte. Je hebt ruime administratieve ervaring, werkt gestructureerd en nauwkeurig en behoudt het overzicht over alle zaken die je aandacht vragen. Je hebt affiniteit met boekhouding. Je bent een doorzetter die graag initiatief neemt en helpt graag mee aan het vinden van oplossingen. Je anticipeert op uitdagingen en schrikt niet af van pieken in de administratieve workload. Je bent zeer nauwkeurig en stressbestendig. Je geeft niet snel op en zoekt altijd naar oplossingen. Je barst van de energie en enthousiasme en hebt een optimistische instelling. Je bent vaardig in Word, Excel en communicatietools. We gebruiken Navision als ERP-pakket.

Je vindt het fijn om deel uit te maken van een team en samen te werken. We werken hard, maar houden ook van een grapje. Als je een gezonde dosis humor meebrengt, waarderen we dat zeker. Belangrijk is dat je nauwkeurig en proactief bent. De rest leren we je wel! Relevante werkervaring is een bonus, maar geen vereiste voor ons. Je krijgt altijd ondersteuning van een toegewezen peter of meter.

Wat mag je van ons verwachten?

Een functie met veel ruimte voor initiatief. Je komt terecht in een open kantooromgeving in een team van enthousiaste en gedreven collega's. Je werkt in een informele en dynamische cultuur van een groeiend en succesvol bedrijf, waar we werken met slimme en innovatieve producten. Dat je bij ons cursussen, workshops en opleidingen volgt, vinden wij heel gewoon. Leren staat bij ons hoog in het vaandel. In ruil daarvoor bieden wij jou het volgende:

• Een afwisselende job in een leuk en dynamisch team.
• Een marktconform salaris aangevuld met goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een interessante bonusregeling bij het behalen van bedrijfsdoelstellingen.
• Vakantie- en eindejaarspremie!
• Gratis gsm waarvan de voordelen voor onze rekening zijn.
• Over de middag gratis maaltijden
• Dagelijks vers fruit (en af en toe iets anders, want successen vieren we samen!), snoep en drankjes op kantoor.
• Elke woensdag worden er koffiekoeken op kantoor bezorgd!
• De week wordt afgesloten met een aperitief en regelmatig zijn er teamuitjes.
• Standaard 20 vakantiedagen, vanaf drie jaar in dienst kan stapsgewijs vier dagen anciënniteit opgebouwd worden. Daarnaast zijn er 3 ATV-dagen en de mogelijkheid om 3 extra verlofdagen op te bouwen (bij een fulltime dienstverband). Als je extra verlofdagen wilt opnemen, is dit mogelijk na overleg met je collega's en manager.
• Vanaf de vierde maand ontvang je een tankkaart.
• Vanaf de zevende maand word je opgenomen in ons hospitalisatieplan.
• Vanaf het tweede jaar word je opgenomen in het pensioenplan van het bedrijf.
• Tussen het eerste en tweede jaar van tewerkstelling ontvang je een auto, tenzij je ons uitdaagt met uitzonderlijke resultaten om deze eerder te ontvangen.
• In principe wordt er op kantoor gewerkt, omdat dit de beste manier is om optimaal samen te werken binnen het team en op de hoogte te blijven van wat er speelt. Na zes maanden krijg je echter een laptop ter beschikking gesteld, zodat je eventueel af en toe ook thuis kunt werken.
• Een aantrekkelijke korting op onze producten.

Bij ETT Distribution hanteren we een hybride aanpak van geven en nemen.

Yes, je bent enthousiast en je wilt solliciteren. En nu?
Fijn dat we je enthousiast hebben gemaakt over ETT Distribution en deze functie. Solliciteren kan makkelijk via de onderstaande knop "Reageer op deze functie". Wil je meer informatie? Stuur een email met je CV en je motivatie naar Tom De Geetere tom.degeetere@ett.be en Maureen Braem, maureen.braem@ett.be.

Word je uitgenodigd voor een eerste gesprek? En is er een match? Top! Dan plannen we een tweede gesprek met een aantal van je toekomstige teamgenoten, zodat je verder kennis kunt maken met je nieuwe team. Bedoeling is dat je dan ook even een uurtje de “job on the floor” mee volgt. Als dit allemaal naar verwachting verloopt, volgt aansluitend het arbeidsvoorwaardengesprek om tot aanwerving over te gaan.

Wij staan bekend als een gezellige, warme en sympathieke groep. Sommige collega's werken hier al dertig jaar en zijn in die tijd vrienden geworden. We werken hard met veel plezier! Kom snel langs op onze locatie om de gezellige sfeer zelf te ervaren!